Laat je administratie en klantcontact op elkaar aansluiten

Orders uit mail en pdf voorbereiden voor Exact Online

Neem een mail met 20 filters A-104 en vijf pakken afdichtingen. Het concept bevat de klantreferentie, artikelcode, het aantal, de eenheid en de gevraagde leverdatum. De afdichtingen blijven open totdat artikel en verpakkingsgrootte bekend zijn. Elke regel verwijst naar de bron.

Je binnendienst controleert klant, artikelmatch, prijs en voorraad in de actuele administratie. Vóór de bouw toetsen we met je beheerder of jouw Exact-editie de benodigde ordervelden en een passende import- of API-route ondersteunt. We spreken af hoe goedgekeurde gegevens een order worden en hoe we dubbele orders voorkomen. Dit is een workflow die we voor jouw omgeving ontwerpen, geen koppeling die je direct kunt aanzetten.

Bekijk het volledige ordervoorbeeld voor de groothandel, of lees hoe je orderverwerking automatiseert met AI in elke sector. Debiteurenopvolging en servicevragen blijven andere mogelijke startpunten.

Wat ik rond je software bouw

We kiezen één terugkerend proces en meten hoeveel werk het nu kost. Ik leg de bronnen, koppelregels en het goedkeuringsmoment vast en bouw de voorbereiding. We testen gewone gevallen en uitzonderingen samen. Je team krijgt de workflow, werkinstructies en een handmatige terugvalroute.

Samen met je andere systemen

Exact Online + Outlook

Een betalingsafspraak uit mail staat naast de openstaande factuur. De medewerker beoordeelt het concept voordat er een herinnering uitgaat.

Exact Online + Shopify/Mollie

Bestellingen en betaaloverzichten kunnen naast de administratie worden gelegd. Verschillen worden een controlelijst; een medewerker onderzoekt ze voordat er iets wordt geboekt.

Wat Exact al doet

Inkoopfacturen naar een boekingsvoorstel, betalingen koppelen aan facturen en debiteurenopvolging (vanaf Plus) doet Exact zelf. Dat bouw ik niet na. Mijn werk begint bij de mail of pdf die Exact niet ziet, de vergelijking met een tweede bron, de uitzondering en de meting. Bekijk wat elk pakket al doet.

Wat eerst wordt onderzocht

Ik kan het proces ontwerpen en een passende workflow bouwen. Eerst toets ik de beschikbare rechten, velden, administratie en export- of aansluitroute. Deze voorbeelden zijn geen kant-en-klare Tamboer-koppeling. Automatisch boeken of betalingen uitvoeren valt buiten deze voorbeelden.

Gegevens en controle

We beginnen met leestoegang tot de minimaal benodigde gegevens. Elke voorbereide uitkomst verwijst naar de bronnen. Bij ontbrekende informatie stopt de verwerking voor beoordeling. Wijzigen of versturen vraagt een afzonderlijke, expliciete goedkeuringsstap. Rechten, logging en de terugvalroute horen bij het ontwerp.

Bijbehorende processen

• Dossiers voorbereiden
• Orderverwerking
• Documenten controleren

Veelgestelde vragen

Moet ik Exact Online vervangen?

Nee. We beginnen bij de software en werkwijze die je al gebruikt. Een nieuw abonnement komt alleen ter sprake als het gekozen proces dat nodig maakt.

Wat als het pakket zelf al AI heeft?

We kijken eerst of een bestaande functie de taak oplost. Tamboer voegt procesontwerp en voorbereiding tussen systemen toe waar werk blijft liggen.

Kan ik de koppeling direct aanzetten?

Ik kan het proces ontwerpen en een passende workflow bouwen. Eerst toets ik de beschikbare rechten, velden, administratie en export- of aansluitroute. Deze voorbeelden zijn geen kant-en-klare Tamboer-koppeling. Automatisch boeken of betalingen uitvoeren valt buiten deze voorbeelden.

Mag AI zelfstandig gegevens wijzigen?

Deze voorbeelden bereiden werk voor ter beoordeling. Wijzigingen en externe berichten vragen menselijk akkoord en een afzonderlijk afgesproken route.

Hoe beginnen we?

Neem één terugkerende taak en de namen van je systemen mee naar je gratis AI-plan. We bekijken waar voorbereiding helpt en wat eerst onderzocht moet worden.