Orderverwerking voor de groothandel: van mail naar orderconcept

Het korte antwoord

Orders komen per mail en pdf binnen, in een ander formaat per klant, en worden met de hand overgetypt. De workflow leest ze uit en zet een orderconcept klaar in je eigen systeem. Iemand van de binnendienst controleert en bevestigt. Dit ene proces bouwen kost 1.500 euro exclusief btw en duurt tien werkdagen.

Processen die het waard zijn om te onderzoeken

Bij technische groothandels zijn dit de overdrachtsmomenten die in het gratis AI-plan het bekijken waard zijn.

Mailt een vaste klant '24 stuks van dezelfde koppeling als de vorige order, levering vrijdag op project X', en zoekt de binnendienst klant, vorige order, artikelcode en projectadres bij elkaar?

Stuurt elke grote klant zijn eigen pdf-format, en worden die regel voor regel overgetypt?

Is een order vrijgegeven en blijkt dan een klantprijs of een backorder niet meegenomen?

Krijg je nieuwe prijslijsten van leveranciers? Met de gratis tool prijslijsten vergelijken zie je per artikelnummer welke prijzen veranderden en waar je marge krimpt, zonder account.

Zo loopt orderinvoer met AI, van mail tot orderconcept

1. Order komt binnen

   Mail, pdf of vrije tekst.

2. Klant en referentie herkend

   Uit je eigen klantgegevens.

3. Orderregels gestructureerd

   Elke regel gekoppeld aan kandidaatartikelen.

4. Prijs, voorraad en klantafspraken opgehaald

   Uit je ERP, nooit uit de AI.

5. Per regel: zeker, twijfel of geen match

   De binnendienst lost alleen de twijfelregels op en geeft vrij.

6. Conceptorder landt

   In je ERP of als los controleoverzicht; wat kan, bepaalt de diagnose.

AI bereidt voor, de binnendienst beslist

AI stopt vóór de ordervrijgave. Eerst kijk ik welk deel van de orderverwerking een workflow kan voorbereiden, daarna wat met de hand blijft. De binnendienst keurt goed en blijft eigenaar van de uitkomst.

Voordat ik iets bouw, loop ik vijf vaste controles langs: input, autoriteit, goedkeuring, uitzondering en bewijs. Daaruit volgt: bouwen, eerst iets herstellen of niet bouwen. Zo werken die vijf controles.

Wat de workflow niet doet

• het ERP, de webshop of EDI vervangen;
• orders die al via EDI, OCI of webshop binnenkomen aanraken;
• zelf een prijs, korting of voorraadstand bepalen;
• een order vrijgeven zonder mens;
• een ERP-koppeling beloven voordat duidelijk is wat kan.

Wanneer dit past en wanneer niet

Het kan ook blijken dat automatiseren nu niet verstandig is. Dan krijg je dat advies op papier, met de reden.

Wat ik uit handen neem als je verder wilt

Daarna kies je: zelf aan de slag met het plan en de voorbeelden, of een voorstel voor Eén proces op AI. Kies je voor bouwen, dan neem ik het hele traject uit handen.

1. Je situatie en de orderstroom onderzoeken
2. Een concreet plan maken
3. De workflow bouwen en implementeren
4. De binnendienst trainen door met ze mee te werken
5. Updates geven over de voortgang
6. Bereikbaar blijven voor vragen, zonder factuur

Vragen stellen is gratis, tijdens en na een traject. Ik reageer meestal binnen een paar minuten, ook in het weekend. Aanvullend bouwwerk is een nieuwe afspraak. De volledige route staat op de werkwijze-pagina.

Drie opties, drie prijzen

Vaste prijs, geen abonnement en geen meerwerk zonder nieuwe afspraak. Je betaalt de helft bij de start en de helft bij oplevering. Werkt het niet zoals afgesproken, dan herstel ik het of krijg je je geld terug. Die keuze is aan jou. Wat afgesproken is, staat vooraf in het voorstel. Bekijk de prijsopbouw of bekijk de drie opties en prijzen.

Wie het doet

Ik ben Joost, uit Utrecht. Ik ben AI-specialist, gevormd bij een van de grootste banken van Nederland, waar ik met AI werk binnen strikte afspraken over privacy, risico's en IT. Voor jouw proces spreken we vooraf af wat beter moet en meten we of dat lukt, inclusief de tijd voor controle en herstel.

Mijn ervaring gaat van administratie en klantcontact tot marketing en complexe workflows. Jij krijgt een concreet plan, werkende toepassingen en een team dat ermee vooruit kan.

Eén specialist, één aanspreekpunt. Ik onderzoek, bouw en verbeter de workflow zelf, en ik help kiezen welke modellen en werkomgevingen passen. Lees hoe ik werk.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik aanleveren om te beginnen?

Eén order zoals hij binnenkwam, zonder namen of klantgegevens. Meer hoeft niet. Je hoeft niet te weten welke AI-oplossing je nodig hebt; dat zoek ik voor je uit.

Ons ERP kan al pdf-orders inlezen

Dan is de vraag welk deel blijft liggen: afwijkende formats, vrije tekst, klantafspraken. Is het antwoord 'niets', dan zeg ik dat eerlijk.

Wat als de AI een verkeerd artikel kiest?

Elke regel toont hoe zeker de koppeling is. De binnendienst geeft vrij. Prijs en voorraad komen uit het ERP, nooit uit de AI.

Wij hebben MSG, Logic4 of Business Central, kan dat gekoppeld worden?

Dat zoek ik uit in je gratis AI-plan. Kan het niet via API, import of mailbox, dan werkt de workflow als controleoverzicht naast je ERP.

Hoeveel orders moeten we hebben om dit te laten lonen?

Dat reken ik uit op jouw cijfers. Het gaat om regels via mail en pdf, niet om totale omzet.

Kan AI de orderafhandeling uit e-mail volledig overnemen?

Het voorbereidende deel wel: orders uit mail en pdf uitlezen, de regels aan artikelen koppelen en een orderconcept klaarzetten. Vrijgeven, afwijkende klantafspraken en twijfelregels blijven bij de binnendienst. Zo verdwijnt vooral het overtypen bij de orderinvoer, terwijl de orderafhandeling onder jullie controle blijft.