AFAS-documentverwerking met AI

Van document naar beoordeling in AFAS

Stel: een leverancier mailt een vernieuwde serviceovereenkomst als pdf. De workflow leest leverancier, referentie, ingangsdatum, bedrag en looptijd uit, telkens met een bronverwijzing. Die velden worden vergeleken met de toegestane selectie uit het AFAS-dossier. Een onbekende referentie of gewijzigd bedrag komt op de controlelijst; een ontbrekende ingangsdatum blijft leeg.

De dossierhouder ziet het document naast de uitgelezen velden en verschillen. Hij herstelt een verkeerde match, vraagt ontbrekende informatie op en keurt de vervolgstap goed. Pas daarna kan een afgesproken schrijfroute het dossier bijwerken. Bekijk de aanpak voor documenten controleren.

Welke rechten en connectoren zijn nodig?

Je beheerder bepaalt welke dossiergegevens de workflow mag lezen. AFAS gebruikt GetConnectoren om gegevens op te halen en UpdateConnectoren om gegevens toe te voegen of te wijzigen. We stellen eerst vast welke velden en acties via jouw App Connector beschikbaar zijn en testen rechten, logging en de terugvalroute. Leestoegang geeft geen schrijfrecht.

Bronnen: AFAS-connectoren en de documentatie van Jonas.

Wat ik rond je software bouw

We kiezen één terugkerend proces en meten hoeveel werk het nu kost. Ik leg de bronnen, koppelregels en het goedkeuringsmoment vast en bouw de voorbereiding. We testen gewone gevallen en uitzonderingen samen. Je team krijgt de workflow, werkinstructies en een handmatige terugvalroute.

Samen met je andere systemen

AFAS + SharePoint

Een dossieroverzicht verwijst naar goedgekeurde documenten in SharePoint. De beoordelaar krijgt de stukken en open vragen bij elkaar, binnen de afgesproken rechten.

AFAS + Outlook

Een dossierhouder ontvangt een conceptvraag over ontbrekende stukken. Hij controleert inhoud en ontvanger voordat hij die via Outlook verstuurt.

Wat Jonas al doet

Jonas kan informatie in een workflow analyseren en velden automatisch vullen. We kijken eerst of die ingebouwde functie de taak oplost. Mijn werk begint waar voorbereiding tussen de mailbox, een tweede pakket en AFAS overblijft, met een afgesproken goedkeuringsstap. Bekijk wat je software al doet.

Wat eerst wordt onderzocht

Tamboer claimt geen gecertificeerde AFAS AI-integratie. We onderzoeken eerst rechten, connectorroute en partnervereisten. Deze pagina beschrijft een verkenning van processen. Of en hoe die in jouw AFAS-omgeving kunnen werken, wordt eerst met je beheerder en waar nodig je AFAS-partner vastgesteld.

Gegevens en controle

We beginnen met leestoegang tot de minimaal benodigde gegevens. Elke voorbereide uitkomst verwijst naar de bronnen. Bij ontbrekende informatie stopt de verwerking voor beoordeling. Wijzigen of versturen vraagt een afzonderlijke, expliciete goedkeuringsstap. Rechten, logging en de terugvalroute horen bij het ontwerp.

Bijbehorende processen

Veelgestelde vragen

Moet ik AFAS vervangen?

Nee. We beginnen bij de software en werkwijze die je al gebruikt. Een nieuw abonnement komt alleen ter sprake als het gekozen proces dat nodig maakt.

Wat als het pakket zelf al AI heeft?

We kijken eerst of een bestaande functie de taak oplost. Tamboer voegt procesontwerp en voorbereiding tussen systemen toe waar werk blijft liggen.

Kan ik de koppeling direct aanzetten?

Mag AI zelfstandig gegevens wijzigen?

Deze voorbeelden bereiden werk voor ter beoordeling. Wijzigingen en externe berichten vragen menselijk akkoord en een afzonderlijk afgesproken route.

Hoe beginnen we?

Neem één terugkerende taak en de namen van je systemen mee naar je gratis AI-plan. We bekijken waar voorbereiding helpt en wat eerst onderzocht moet worden.