03 / Boekhouding en administratie

Minder overtypen. Meer overzicht.

Documenten geordend, gegevens uitgelezen en ontbrekende informatie zichtbaar.

Ik bouw dit voor jouw bedrijf. Voor zzp en MKB, met je eigen informatie en tools.

Ontdek mijn AI-kansen

Gratis scan. Deze functie staat alvast geselecteerd.

Joost
Je spreekt rechtstreeks met mij. Bekijk mijn werk

AI OPERATING SYSTEMZo werkt het

Van losse informatie naar werk dat afkomt

Jouw bedrijfBonnen + facturen

Je ingerichte werkstroomLeest. Ordent. Maakt een concept.

Klaar voor jouw checkGegevens + controlelijst

Wat je ermee wintMinder administratie na werktijd

Voorbeeld van een werkstroom die ik voor je bouw.

Wat nu tijd kost

Bonnen via WhatsApp, facturen in de mail en ontbrekende gegevens in Excel. Jij zoekt alles bij elkaar.

Wat je wint

Minder administratie na werktijd

Documenten geordend, gegevens uitgelezen en ontbrekende informatie zichtbaar.

Ontdek jouw eerste stap

Herken je dit?

AI helpt pas echt als het jouw bedrijf kent

Goede AI begint bij context: wat je verkoopt, wie je klanten zijn, hoe je werkt en welke afspraken gelden. Ik maak je kennis, afspraken en werkwijze beschikbaar voor de taken die AI uitvoert. Zo krijg je werk dat bij jouw bedrijf past, zonder steeds opnieuw alles uit te leggen.

Steeds opnieuw uitleggen

Je plakt dezelfde context in ChatGPT of Copilot.

Vaste bronnen en instructies voor jouw taak.

Het klinkt goed. Maar klopt het?

De tekst is algemeen, mist jouw afspraken of verzint details.

Een concept uit je eigen informatie, met een gerichte check.

Nog een tool. Nog steeds handwerk.

Je kopieert de uitkomst zelf naar mail, Excel of je CRM.

Een werkstroom tot de plek waar je ermee verder werkt.

Zo ziet de werkstroom eruit

Per taak weet je wie wat doet

Gebruik deze kaart om één taak af te spreken. De goedkeuring hoort bij de handeling die gevolgen heeft.

Bonnen en facturen lezen

Komt binnen: Originele bon of factuur
AI bereidt voor: Velden en ontbrekende gegevens
Software houdt bij: Documentarchief en dubbelcontrole
Jij beslist: Gegevens tegen bronstuk controleren

Factuur voorbereiden

Komt binnen: Goedgekeurde werkbon
AI bereidt voor: Factuuromschrijving
Software houdt bij: Bedrag, btw en factuurnummer
Jij beslist: Factuur verzenden

Boeking voorbereiden

Komt binnen: Factuur en boekingsregels
AI bereidt voor: Voorboeking met signalen
Software houdt bij: Boekingslogica en grootboek
Jij beslist: Boeking goedkeuren

Betaling herinneren

Komt binnen: Openstaande factuur en betaalstatus
AI bereidt voor: Herinneringsconcept
Software houdt bij: Vervaldatum en actuele betaling
Jij beslist: Herinnering versturen

Stukken compleet houden

Komt binnen: Documenten en afgesproken dossierlijst
AI bereidt voor: Lijst met ontbrekende stukken
Software houdt bij: Bewaarlocatie en toegang
Jij beslist: Dossiercontrole en bewaartermijn vaststellen

Zo loopt het in de praktijk

Een inkoopfactuur die niet klopt met de bestelling

Een klein bouwbedrijf verwerkt elke woensdag de inkoop van de week. Zo gaat dat met de werkstroom erbij.

Binnen. In de factuurmailbox staan negen inkoopfacturen. Monteurs hebben daarnaast vier bonnen via WhatsApp doorgestuurd.

AI bereidt voor. AI leest per stuk leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw uit en koppelt het aan de inkooporder of het project. Op een bon ontbreekt de projectcode. Er staat een vraag klaar aan de monteur die hem stuurde.

AI bereidt voor. Een factuur van de groothandel komt uit op 1.284,70 euro, terwijl de inkooporder 1.164,70 euro noemt. AI legt de regels naast elkaar: twaalf lengtes buis in plaats van tien. Dat staat bovenaan, met beide documenten erbij.

AI bereidt voor. Een andere factuur kwam twee keer binnen, als pdf en als doorgestuurde mail. Het boekhoudpakket herkent het factuurnummer en AI zet hem op de lijst als dubbel.

AI bereidt voor. Voor de zeven facturen zonder afwijking staat een voorboeking klaar, met grootboekrekening en btw-code volgens je eigen boekingsregels.

Jij beslist. De eigenaar keurt de zeven voorboekingen goed in het boekhoudpakket. Over de buizen belt hij de groothandel: een monteur vroeg er twee extra. Hij keurt die factuur goed en zet een notitie bij het project.

Hier stopt het. De werkstroom boekt en betaalt niets. Bij een verschil tussen factuur en order, een onbekende leverancier of een btw-bedrag dat niet past bij het tarief, stopt hij en ligt de factuur bij jou.

Twee voorbeelden

Herkenbaar in verschillend werk

Een installatiebedrijf ontvangt een werkbon en materiaalbonnen. AI zet een factuurconcept klaar. Het boekhoudpakket rekent met de vaste tarieven; de ondernemer controleert en verzendt.

Een adviesbureau besteedt de boekhouding uit. AI verzamelt ontbrekende stukken in een lijst. De boekhouder krijgt de goedgekeurde documenten via de afgesproken route.

Vragen over boekhouding en administratie

Boekt AI facturen direct in mijn boekhoudpakket?

Nee. AI zet een voorboeking klaar met de gegevens van de factuur, de grootboekrekening volgens jouw regels en eventuele signalen. Jij of je boekhouder keurt de boeking goed in het pakket zelf.

Wat als een factuur niet klopt met de bestelling?

Dan stopt de werkstroom voor die factuur. AI zet de factuur en de bestelling naast elkaar en markeert het verschil per regel. Jij zoekt uit waar het verschil vandaan komt en beslist of je de factuur goedkeurt.

Mijn boekhouder doet de boekingen. Heb ik hier dan iets aan?

Ja, aan jouw kant van de stukken. AI houdt bij welke facturen en bonnen nog ontbreken en zet ze compleet klaar. Met je boekhouder spreken we af in welke vorm en via welke route de stukken binnenkomen.