05 / Planning en uitvoering

Minder regelen. Meer werk gedaan.

Afspraken omgezet naar een werkbon, actielijst en voorbereiding voor je team.

Ik bouw dit voor jouw bedrijf. Voor zzp en MKB, met je eigen informatie en tools.

Ontdek mijn AI-kansen

Gratis scan. Deze functie staat alvast geselecteerd.

Joost
Je spreekt rechtstreeks met mij. Bekijk mijn werk

AI OPERATING SYSTEMZo werkt het

Van losse informatie naar werk dat afkomt

Jouw bedrijfAfspraak + projectgegevens

Je ingerichte werkstroomLeest. Ordent. Maakt een concept.

Klaar voor jouw checkWerkbon + actielijst

Wat je ermee wintJe team beter voorbereid op pad

Voorbeeld van een werkstroom die ik voor je bouw.

Wat nu tijd kost

Afspraken veranderen, werkbonnen zijn onvolledig en iemand moet overal achteraan

Wat je wint

Je team beter voorbereid op pad

Afspraken omgezet naar een werkbon, actielijst en voorbereiding voor je team.

Ontdek jouw eerste stap

Herken je dit?

AI helpt pas echt als het jouw bedrijf kent

Goede AI begint bij context: wat je verkoopt, wie je klanten zijn, hoe je werkt en welke afspraken gelden. Ik maak je kennis, afspraken en werkwijze beschikbaar voor de taken die AI uitvoert. Zo krijg je werk dat bij jouw bedrijf past, zonder steeds opnieuw alles uit te leggen.

Steeds opnieuw uitleggen

Je plakt dezelfde context in ChatGPT of Copilot.

Vaste bronnen en instructies voor jouw taak.

Het klinkt goed. Maar klopt het?

De tekst is algemeen, mist jouw afspraken of verzint details.

Een concept uit je eigen informatie, met een gerichte check.

Nog een tool. Nog steeds handwerk.

Je kopieert de uitkomst zelf naar mail, Excel of je CRM.

Een werkstroom tot de plek waar je ermee verder werkt.

Zo ziet de werkstroom eruit

Per taak weet je wie wat doet

Gebruik deze kaart om één taak af te spreken. De goedkeuring hoort bij de handeling die gevolgen heeft.

Planning voorbereiden

Komt binnen: Opdrachten en beschikbaarheid
AI bereidt voor: Planningsvoorstel met conflicten
Software houdt bij: Capaciteit, agenda en reistijd
Jij beslist: Planning bevestigen

Inkoop voorbereiden

Komt binnen: Werkbon en materiaallijst
AI bereidt voor: Inkoopvoorstel
Software houdt bij: Voorraad, aantallen en bestelregels
Jij beslist: Bestelling plaatsen

Werkbon voorbereiden

Komt binnen: Notitie, spraak of foto
AI bereidt voor: Werkbonconcept met open punten
Software houdt bij: Opdracht, uren en versie
Jij beslist: Werkbon vrijgeven

Meerwerk vastleggen

Komt binnen: Wijziging en oorspronkelijke opdracht
AI bereidt voor: Meerwerkvoorstel
Software houdt bij: Meerprijs en opdrachtstatus
Jij beslist: Meerwerk aan klant voorleggen

Vakwerk uitvoeren

Komt binnen: Werkopdracht en situatie ter plaatse
AI bereidt voor: Eventueel een voorbereidingschecklist
Software houdt bij: Werkregistratie
Jij beslist: De vakmens voert uit en beoordeelt

Zo loopt het in de praktijk

Een ziekmelding die drie afspraken verschuift

Een installatiebedrijf met drie monteurs doet onderhoud, storingen en warmtepompen. Zo loopt een dinsdagochtend waarop het schema omvalt.

Binnen. Om 07.10 uur meldt monteur Ruben zich ziek. Hij had drie klussen: onderhoud om 08.00 uur, een storing om 10.30 uur en de oplevering van een warmtepomp om 13.00 uur.

AI bereidt voor. AI legt de agenda's van de andere twee monteurs naast de reistijden en de afspraken per klus. Voorstel: de storing naar Fatma, die om 10.00 uur vlakbij klaar is. Het onderhoud kan naar donderdag. De oplevering kan vandaag niet, want alleen Ruben installeerde die warmtepomp.

AI bereidt voor. Volgens de voorraadlijst heeft Fatma het onderdeel voor die storing niet in de bus. Dat staat als conflict in het voorstel.

Jij beslist. De planner kiest: storing naar Fatma, met het onderdeel onderweg ophalen bij de groothandel. Onderhoud naar donderdag. Oplevering naar maandag, met Ruben.

AI bereidt voor. AI zet drie berichten aan de klanten klaar met het nieuwe tijdstip, en een werkbon voor Fatma met adres, storingsmelding en de servicehistorie van het toestel.

Jij controleert. De klant van de oplevering had er een dag vrij voor genomen. De planner belt haar zelf. De andere twee berichten gaan na controle weg. Pas dan verandert de agenda.

Hier stopt het. Is er geen monteur met de juiste kennis, of geen plek binnen de afgesproken termijn, dan stopt het voorstel en ligt de keuze bij de planner.

Twee voorbeelden

Herkenbaar in verschillend werk

Een schilder spreekt na een opname de bevindingen in. AI maakt een werkbonconcept met open punten. De schilder controleert maten, ondergrond en afgesproken werk.

Een kleine groothandel krijgt een gewijzigde order per mail. AI zet de verschillen klaar. Een medewerker controleert voorraad, levertijd en prijs vóór bevestiging.

Vragen over planning en uitvoering

Past AI mijn planning zelf aan als iemand afzegt?

Nee. AI maakt een voorstel: wie de klus kan overnemen, wat kan schuiven en waar een conflict zit. De planner kiest. Pas daarna verandert de agenda en gaan de berichten naar klanten.

Kan een monteur een werkbon inspreken?

Ja. Een spraakbericht of foto wordt een werkbonconcept met open punten. Maten, aantallen en materiaal controleert de monteur of de planner voordat de werkbon vrijgaat. Een spraakbericht is een waarneming, geen meting.

Wat gebeurt er met meerwerk?

AI legt de wijziging naast de oorspronkelijke opdracht en zet een meerwerkvoorstel klaar. Prijs en akkoord van de klant regel jij. Zonder dat akkoord komt het meerwerk niet op de werkbon.